Иллюстрация создана с помощью ИИ; это не фотография реального склада или поставки.
Павел
Логист GC · маршрут Китай — Сибирь
Две бумаги для двух разных моментов сделки
Фабрика присылает проформу, когда стороны ещё согласуют заказ: модели, цену, срок, аванс. Позже, когда партия готова к отгрузке, появляется коммерческий инвойс с фактической поставкой. Международная торговая палата прямо различает эти документы: проформа по смыслу ближе к предложению, а коммерческий инвойс подтверждает поставку в рамках расчётов по сделке.
Название файла не решает всё. Смотрите на содержание и требования вашего банка, договора и декларанта. Если фабрика называет финальный документ «Proforma», попросите уточнить, будет ли коммерческий инвойс на фактическую партию.
Этап
- Проформа
- До оплаты или запуска партии
- Коммерческий инвойс
- Перед фактической отгрузкой
Количество
- Проформа
- Плановое
- Коммерческий инвойс
- Фактически отгружаемое
Сумма
- Проформа
- Согласованная предварительная
- Коммерческий инвойс
- По отгружаемой партии
Задача
- Проформа
- Согласовать заказ и платёж
- Коммерческий инвойс
- Подтвердить стоимость и состав поставки
Семь полей, которые надо сверить строка в строку
Самые неприятные ошибки выглядят маленькими: в проформе один производитель, в коммерческом инвойсе другая компания; в заказе 400 штук, в упаковочном листе 398; стоимость указана в юанях, а платежное поручение указывает доллары. Не стоит замазывать такие расхождения письмом «всё то же самое». Лучше получить исправленные документы от поставщика.
Проверяйте не отдельный инвойс в вакууме, а цепочку: контракт и спецификация → платёж → коммерческий инвойс → упаковочный лист → данные для перевозчика и декларации.
- Продавец, покупатель и их реквизиты.
- Номер и дата контракта, номер заказа.
- Название, модель, артикул, материал и назначение товара.
- Количество по каждой позиции и единица измерения.
- Цена за единицу, итог, валюта, скидки и стоимость оснастки, если она есть.
- Базис поставки и названное место по Инкотермс, если они согласованы.
- Вес и число мест — сверить с упаковочным листом, даже если в инвойсе эти данные справочные.
Что делать, если партия изменилась после аванса
Часть моделей не успели произвести, фабрика заменила цвет или в счёте оказалась другая комплектация. Это нормальный повод остановиться на документе, а не скрывать изменение. Зафиксируйте новую спецификацию или согласованное изменение заказа, затем попросите коммерческий инвойс на фактическую отгрузку.
Сравните сумму предоплаты с новой стоимостью. Если возникла переплата, согласуйте возврат или зачёт письменно с учётом требований банка и договора. Декларанту нужен пакет документов, объясняющий расхождение; устный чат с менеджером его не заменяет.
Проверка перед командой «отгружайте»
Сведите позиции в одну таблицу: артикул, название, количество по контракту, количество по инвойсу, количество по упаковочному листу, цена и вес. Любая пустая строка — вопрос фабрике. Исправления запрашивайте у того, кто выпустил документ, с новой версией и датой.
После сверки отправьте один согласованный комплект перевозчику и декларанту. Так меньше шанс, что в работе окажутся разные версии документов. Сохраните и исходную, и исправленную версию: по ним будет понятно, почему изменилась сумма.
- 1
Соберите версии
Контракт, спецификацию, проформу, коммерческий инвойс и packing list.
- 2
Сверьте поля
Компания, товар, количество, сумма, валюта, условия и упаковка.
- 3
Исправьте у отправителя
Получите новый документ с датой и разошлите единую версию участникам поставки.
По теме на сайте
Автор
Павел · Логист GC · маршрут Китай — Сибирь
Ведёт грузы по коридору Гуанчжоу — Зимунай — Новосибирск и разбирает практику импорта без «воды»: документы, границы, экономика поставок.
Задать вопрос Павлу