Приёмка груза из Китая на складе: что проверить до подписи

Проверка начинается до открытия кузова

Фура приехала, водитель торопится. Это момент, когда легко потерять доказательства. Снимите номер машины, состояние кузова, номер пломбы и следы вскрытия до разгрузки. Сверьте транспортные документы и ожидаемое количество грузовых мест. Если пломба повреждена, фиксируйте это сразу вместе с водителем и ответственным на складе.

Составьте короткий маршрут осмотра для смены: пломба → места → наружные повреждения → оговорки в транспортном документе → акт и фото → вскрытие по SKU. Такой порядок снимает спор о том, где именно возникла недостача.

1. 1

   До открытия

   Фото машины и пломбы, сверка номера и документа.

2. 2

   При разгрузке

   Количество мест, внешний вид коробок, следы влаги и удара.

3. 3

   До подписи

   Оговорки по видимым повреждениям и количеству мест.

4. 4

   После разгрузки

   Вскрытие, подсчёт SKU, акт внутренних расхождений.

Место и изделие — два разных уровня учёта

В накладной может стоять 20 коробок, а в упаковочном листе — 400 изделий. Если приехало 19 коробок, это видно сразу. Если коробок 20, но в одной вместо 20 изделий лежит 18, недостача обнаружится только при вскрытии. Не смешивайте два акта и два момента обнаружения.

Проверьте маркировку коробок и сопоставьте её с packing list. Если фабрика указала, в каком месте лежит каждый артикул, приемка идёт быстрее. Для дорогого товара или истории с претензиями полезна видеозапись вскрытия с непрерывным показом номера места.

Что писать, если коробка повреждена

Фраза «есть повреждения» слишком слабая. Запишите номер грузового места, тип повреждения, число затронутых коробок и видимое состояние товара. Например: «коробка № 14 из 20, угол смят, следы намокания, содержимое не вскрывалось до акта». Если пересчитали места — укажите фактическое и документальное количество.

Попросите перевозчика участвовать в фиксации по порядку договора. Если он отказывается подписать акт, зафиксируйте отказ и соберите свидетельства с вашей стороны. О том, кому и в какой срок направлять претензию, судят по транспортному документу и договору, поэтому храните их вместе.

Как закрыть приёмку и не потерять право на претензию

После первичной разгрузки сверяйте изделия по SKU, количеству и комплектации. Брак отделите от повреждений перевозки: у них могут быть разные ответственные. Сохраните этикетки, коробки и внутреннюю защиту до решения по претензии. Не перемаркировывайте спорный товар до съёмки.

Оформите акт с датой, номером поставки, перечнем расхождений и приложением фото. Сообщите ответственным по цепочке сразу: продавцу, перевозчику, страховщику, если груз застрахован. Дальше действуйте по конкретным договорам; универсального срока для всех моделей доставки нет.

• Контракт, инвойс и packing list одной версии.
• Транспортный документ с оговорками.
• Акт и фотографии с номерами мест.
• Список фактически принятых SKU.
• Переписка с уведомлением о расхождении.