Первая официальная поставка из Китая: план до оплаты фабрике

Сначала определите, кто покупает и кто ввозит товар

Запишите участников цепочки: покупатель у фабрики, плательщик, импортёр и получатель в России. Если вы покупаете товар у российского поставщика, запросите условия российского договора и перечень передаваемых документов. Если импортируете сами — согласуйте внешнеторговый контракт, расчёты и таможенное оформление.

Договорённость «всё под ключ» не заменяет распределения ответственности. Отдельно уточните, кто отвечает за описание товара, проверку разрешительных документов, маркировку, повреждения и расхождения по количеству.

Соберите карточку товара для проверки

Одной ссылки на маркетплейс недостаточно: у похожих изделий могут различаться материалы, назначение и характеристики. Разделите ассортимент на модели и артикулы. Для каждого товара подготовьте данные ниже.

• Название, артикул, производитель и страна происхождения.
• Назначение, материалы и процентный состав, если он существенен.
• Фотографии изделия, упаковки, шильдика и маркировки.
• Технические параметры, инструкция и комплектность.
• Количество, стоимость, вес нетто и брутто, число мест и размеры упаковки.
• Наличие бренда, батарей, жидкостей или других особенностей перевозки.

Проверьте документы до заказа большой партии

Перед оплатой выясните, какие требования применимы именно к вашему товару. Согласуйте необходимость образцов, испытаний, перевода инструкции и подготовки макета этикетки. Стоимость и срок этих работ включите в бюджет отдельно.

Попросите поставщика прислать документы и сопоставьте в них производителя, модель и описание с фактическим товаром. Если данных не хватает, зафиксируйте список вопросов и не подменяйте проверку похожим документом на другую модель.

Согласуйте смету и резерв времени

Получите расчёт по одной и той же спецификации от всех участников. В смете должны быть видны закупка, вывоз с фабрики, упаковка, перевозка, оформление, платежи и доставка получателю. Уточните валюту каждой строки и момент фиксации курса.

Срок доставки по маршруту не равен сроку от первого платежа до товара на складе. Добавьте производство, подготовку документов, консолидацию и приёмку. Для сезонного товара предусмотрите запас времени и запасной сценарий.

• Какие расходы включены и какие оплачиваются по факту?
• От какого события начинается отсчёт срока?
• Когда нужны доплаты и какими документами они подтверждаются?
• Что происходит при изменении веса, объёма или состава партии?

Организуйте проверку партии перед отправкой

Составьте понятное задание на инспекцию: количество коробок, ассортимент, внешний вид, размеры, комплектность и проверяемые функции. Укажите допустимые отклонения и порядок действий при браке. Фотоотчёт без задания может показать целые коробки, но не тот артикул внутри.

Разделите контроль качества и контроль упаковки. Для хрупких изделий согласуйте защиту, для оборудования — фиксацию и условия погрузки. Зафиксируйте результат до отправки и окончательного расчёта с поставщиком.

Подготовьте приёмку в России

Назначьте ответственного за разгрузку и проверку мест. Сверьте маркировку коробок с упаковочным листом, сохраните фотографии внешних повреждений и оформите расхождения в согласованном порядке.

Передайте бухгалтерии комплект документов по вашей модели сделки. Налоговый эффект нельзя считать одинаковым для всех компаний: возможность вычета НДС зависит от режима и условий. Согласуйте этот вопрос с бухгалтером до закупки.

Что отправить для первого расчёта

Достаточно начать с описания товара или ссылки на фабрику, стоимости партии, количества, упаковочных параметров и города получения. Если часть сведений неизвестна, отметьте это: расчёт должен показывать допущения, а не скрывать их.

1. 1

   Товар и поставщик

   Ссылки, фотографии, состав, назначение, контакты фабрики.

2. 2

   Параметры партии

   Количество, стоимость, вес и объём либо размеры каждого места.

3. 3

   Модель и срок

   Кто покупает и импортирует, город получения, желаемая дата.

4. 4

   Вопросы для проверки

   Код, документы, маркировка, упаковка и условия оплаты.